Najczęstsze błędy w umowach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – „czy może być coś (pozornie) prostszego”?

„Założenie spółki z o.o. jest banalne”. „Nie ma nic prostszego niż założenie spółki”. Takie sformułowania często można usłyszeć od różnych osób planujących rozpoczęcie działalności gospodarczej w tej formie. Z naszego wieloletniego doświadczenia wynika jednak, że równie łatwo jak założyć spółkę z ograniczą odpowiedzialnością jest popełnić błędy w tym procesie. Często prowadzi to do konieczności dłuższego oczekiwania na rejestrację spółki przez Krajowy Rejestr Sądowy, a niekiedy – po krótkim czasie okazuje się, że błędy te mogą wstrzymać realizację założeń biznesowych, albo – co bywa kluczowe przy rozpoczęciu działalności – sprawne uzyskanie finansowania.

Na co warto (trzeba!) zwrócić uwagę? Jeżeli interesujecie Ciebie ta tematyka to zapraszam do przeczytania naszej publikacji.

Potrzebujesz wsparcia w sprawach związanych z Prawem handlowym? Chcesz założyć spółkę? A może zastanawiasz się nad jej przekształceniem lub połączeniem?  Skontaktuj się z nami: +48 58-351-48-44 lub biuro@gklaw.pl

Błędne opisanie wkładów i aportów

Umowa spółki musi zawierać precyzyjnie określać wnoszone przez wspólników wkłady. Wkład do spółki nie musi polegać jedynie na wpłaceniu do spółki pieniędzy. Niepieniężny wkład nazywany jest aportem. Kodeks spółek handlowych wymaga jednak, aby aport był opisany precyzyjnie. Brak szczegółowego opisu aportów może rodzić szereg konsekwencji zarówno w trakcie rejestracji, jak i po niej.

Twój wspólnik wnosi do spółki know-how? Wnosisz do spółki swoją bazę klientów lub swoje przedsiębiorstwo, które prowadziłeś jako osoba fizyczna? To oczywiście dopuszczalne rozwiązania, błędny opis aportów może stanowić problem zarówno przy rejestracji spółki w KRS, ale może także skutkować problemami z założeniem rachunku bankowego przy weryfikacji spółki przez bank.

Błędna nazwa

Podanie błędnej nazwy to popularny błąd przy zakładaniu spółek z o.o. Często zależy nam prostej, krótkiej i skutecznej marketingowo nazwie. Zwiększa to ryzyko tego, że nazwa jest już zajęta. Należy pamiętać, że nazwa musi odróżniać się dostatecznie od innych firm.

Zadanie przestaje wydawać się proste, gdy weźmiemy pod uwagę, że ze sprawozdania o stanie Krajowego Rejestru Sądowego wynika, że na koniec 2024 r. w Rejestrze Przedsiębiorców było 726 020 podmiotów. Dodatkowo, chociaż w tej kwestii praktyka bywa różna, odróżnienie naszej nazwy myślnikiem lub spacją od nazwy już zarejestrowanej spółki może doprowadzić do odmowy rejestracji.

Błędne lub niepełne postanowienia o wnoszeniu i zwrocie dopłat

Ta kwestia w podstawowych wzorach umów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zazwyczaj opisywana w sposób bardzo skrótowy. Często okazuje się, że wspólnicy chcą później uzupełnić środki spółce, ale wiąże się to z koniecznością zmiany umowy. Natomiast zmiana umowy jest skuteczna od dnia zarejestrowania tej zmiany przez rejestr, co może zająć od kilku tygodni do nawet 2-3 miesięcy.

Następnie, gdy spółka „usamodzielni się” od wsparcia wspólników, w wielu wypadkach rozważanym kierunkiem będzie chęć zwiększenia wypłat na ich rzecz. Jednym z tych sposobów jest zwrot dopłat. Tyle, że ten – zgodnie z Kodeksem spółek handlowych – wymaga opublikowania stosownego ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. To natomiast kosztuje spółkę i wspólników czas. W praktyce cały proces wydłuża się co najmniej do około 4 miesięcy.

Można tego uniknąć odpowiednio opisując wnoszenie i zwrot dopłat w umowie spółki z o.o.

Brak możliwości podwyższenia kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki

Kolejna kwestia to podwyższanie kapitału zakładowego. Najczęściej proste wzory umów spółek z o.o. nie zawierają żadnych postanowień umożliwiających podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki. Jeśli zawierają – to bardzo lakoniczne postanowienia. W praktyce bardzo często jednak pojawia się sytuacja, w której w trakcie rozwoju spółki wspólnicy chcą szybko wesprzeć nową spółkę finansowo lub rzeczowo. Często stosuje się wtedy umowy pożyczek dla spółki. Kiedy jednak spółka po pierwszym etapie działania będzie starać się o finansowanie bankowe (chociażby w formie otwarcia lub zwiększenia linii kredytowej) okazuje się, że zadłużenie względem wspólników zaczyna mieć znaczenie. Wtedy często potrzebne są rozwiązania „na teraz”. Niepełny opis podwyższania kapitału zakładowego może uniemożliwić sprawną reakcję i wiązać się z koniecznością zmiany umowy spółki oraz oczekiwania na rejestrację zmiany przez Krajowy Rejestr Sądowy. W rezultacie – wszystkie te czynności „kosztują” czas, którego może często w takich przypadkach brakować.

Niepełny opis kadencji Zarządu

Błędy w umowie spółki z o.o. pojawiają się szczególnie wtedy, gdy założenie biznesowe oparte jest na podstawowym, uproszczonym tekście umowy. Często chcąc załatwić sprawę w jak najprostszy sposób, osoby zakładające spółkę wybierają jak najprostszy wzór umowy spółki z o.o. Założenie jest zrozumiałe: „Nie chcemy żadnych udziwnień”, „Zależy nam na prostej formie”. Podyktowane jest to przekonaniem, że podstawowa forma umowy spółki będzie najprostsza „w obsłudze” na dalszych etapach. To najczęściej błędne podejście. Skupiając się na jak najszybszym przejściu do biznesowego działania łatwo zapomnieć, że spółka to z założenia podmiot korporacyjny – co oznacza – że trzeba przeprowadzać regularne „wybory” osób nią zarządzających. Jeżeli umowa spółki nie określi tego inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy.

Jeśli spółka ma jednego większościowego wspólnika o dominującej pozycji będącego prezesem zarządu, bardzo często nikt nie zwróci uwagi na fakt, że jego mandat do zarządzania spółką wygasł. Da się tego uniknąć odpowiednio opisując te kwestię w umowie spółki.

Jak uniknąć błędów?

Najczęściej jedna wizyta u prawnika pozwala nie tylko sprawnie założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, ale zadbać o to, aby pierwszy rok jej prowadzenia nie wiązał się z cyklicznymi wizytami u notariusza i oczekiwaniem na wpisanie przez Krajowy Rejestr Sądowy kolejnych poprawek do „prostej” umowy spółki, która w praktyce okazała się być niedostosowana do potrzeb założycieli.

Potrzebujesz wsparcia w sprawach prowadzenia spółki? Chcesz założyć spółkę z o.o.? A może zastanawiasz się nad podatkami w spółce? Skontaktuj się z nami: +48 58-351-48-44 lub biuro@gklaw.pl

*****

Radcy prawni oraz doradcy podatkowi pracujący w ramach GALIŃSKI & KLEINA Kancelarii Radców Prawnych Sp. p. w Gdańsku posiadają ponad 15-letnie doświadczenie zdobyte w ramach doradztwa świadczonego na rzecz przedsiębiorców (MSP) oraz klientów indywidualnych z sektora HNWI (High-Net-Worth Individual). Zespół Kancelarii Galiński & Kleina posiada wiedzę oraz kompetencje, aby pomóc Państwu w każdej skomplikowanej sprawie cywilnej, gospodarczej, podatkowej lub z obszaru prawa pracy (HR).

Jeżeli zainteresował Państwa ten temat i chcieliby Państwo skorzystać z usług doradztwa prawnego lub podatkowego oferowanych przez naszą Kancelarię, zapraszam do bezpośredniego kontaktu. Udzielamy porad podczas spotkań w Kancelarii, jak również drogą mailową lub telefonicznie/zdalnie.

 

Paweł Galiński 

radca prawny, partner

 

Marcin Rodziewicz

radca prawny

 

GALIŃSKI & KLEINA Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.

Ks. Jerzego Popiełuszki 24a/4, 80-864 Gdańsk

email: biuro@gklaw.pl

tel.: +48 58-351-48-44

tel.: +48 608-311-704

 

 

 

Tagi Adwokat KSH Paweł Galiński Prawo dla Biznesu Prawo Handlowe Prawo Spółek Przekształcenia Przekształcenie Radca Prawny Spółki