Natychmiastowa wykonalność decyzji PIP o ustaleniu istnienia stosunku pracy – co to oznacza?

Przygotowywana przez rząd nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy wprowadza jedną z największych zmian w obszarze kontroli legalności zatrudnienia od dwóch dekad. Chodzi o umożliwienie inspektorom pracy wydania decyzji administracyjnej, która automatycznie przekształca źle zawartą umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Decyzja ta będzie miała rygor natychmiastowej wykonalności. W praktyce oznacza to, że skutki prawne decyzji powstają z chwilą wydania decyzji, a nie jej uprawomocnienia. W praktyce pracodawcy po doręczeniu decyzji będą musieli traktować osobę nią objętą jako pracownika wraz ze wszystkimi obowiązkami, nawet jeśli zamierzają się od niej odwołać.

Poniżej przedstawiamy analizę skutków wydania decyzji przekształcającej umowę cywilnoprawną w umowę o pracę, które są istotne z perspektywy działów HR, kadr i płac oraz przedsiębiorców.

1. Czym jest decyzja o ustaleniu istnieniu stosunku pracy?

Nowy art. 11 pkt 7a ustawy o Państwowej Inspekcji pracy przewiduje, że okręgowy inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję, w której stwierdzi, że umowa cywilnoprawna jest w rzeczywistości umową o pracę. Może się tak zdarzyć, jeżeli w trakcie kontroli stwierdzi, że wykonywanie obowiązków przez zleceniobiorcę odbywało się w warunkach wskazanych w Kodeksie pracy. Przykładowo, takimi okolicznościami mogą być:

• Podporządkowanie pracownika;
• Wykonywanie pracy w określonym czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;
• Ponoszenie ryzyka związanego z świadczeniem usług wyłącznie przez pracodawcę;
• Dostarczanie narzędzi niezbędnych do wykonywania zlecenia przez pracodawcę.

Przy czym dla inspektora kluczowe będzie, w jaki sposób faktycznie są wykonywane usługi i czy można je zakwalifikować jako świadczenie pracy.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że wydanie decyzji przekształcającej umowę cywilnoprawną w umowę o pracę będzie poprzedzało polecenie inspektora pracy o dostosowaniu warunków współpracy stron. Pracodawca i pracownik będą mogli więc zadecydować, czy chcą zawrzeć umowę o pracę, czy pozostać przy dotychczasowych warunkach współpracy na umowie cywilnoprawnej. Jeżeli inspektor nie zgodzi się z ustaleniami stron, będzie mógł wydać decyzję przekształcającą umowę cywilnoprawną w umowę o pracę.

Co będzie zawierała decyzja o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy? Taka decyzja musi określać kluczowe elementy umowy o pracę, w tym:

• rodzaj umowy,
• datę jej „zawarcia”,
• datę rozpoczęcia pracy,
• rodzaj pracy,
• miejsce jej wykonywania,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia (a jeśli nie można jej ustalić – minimalne wynagrodzenie).

Potrzebujesz wsparcia w sprawach związanych z Prawem pracy lub procedurami HR? Skontaktuj się z nami: +48 58-351-48-44 lub biuro@gklaw.pl

2. Natychmiastowa wykonalność decyzji – co to oznacza w praktyce?

Decyzja o ustaleniu istnienia stosunku pracy wywołuje skutki w zakresie prawa pracy,  podatków i ubezpieczeń społecznych od dnia jej doręczenia.

W praktyce oznacza to, że:

• Pracodawca musi zacząć naliczać i wypłacać wynagrodzenie jak pracownikowi;
• Należy sporządzać listy płac;
• Trzeba naliczać składki ZUS jak od umowy o pracę;
• Trzeba sporządzić i przesłać odpowiednie zgłoszenia do ZUS;
• Należy odprowadzać zaliczki na PIT jak od umowy o pracę;
• Powstają obowiązki wynikające z przepisów Kodeksu pracy, przykładowo obowiązek przeprowadzenia badań lekarskich czy szkoleń BHP.

Niewykonanie decyzji okręgowego inspektora pracy może wiązać się z odpowiedzialnością wykroczeniową. Ta odpowiedzialność może być szczególnie dotkliwa, z uwagi na podwyższenie widełek kar. Dziś za zawarcie umowy cywilnoprawnej tam, gdzie powinna obowiązywać umowa o pracę, grozi kara od 1 000 do 30 000 zł. Po zmianach kary te zostaną znacząco podniesione – projekt ustawy zakłada co najmniej dwukrotne podwyższenie widełek i mają one wynosić od 2 000 do nawet 60 000 zł. 

3. Jak pracodawca może odwołać się od decyzji?

Decyzję wydaje właściwy okręgowy inspektor pracy. Odwołanie od decyzji wnosi się do Głównego Inspektora Pracy, za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, w terminie 7 dni od dnia doręczenia decyzji. Decyzja Głównego Inspektora Pracy rozstrzyga odwołanie w administracyjnym toku postępowania. Od decyzji Głównego Inspektora Pracy przysługuje odwołanie do sądu pracy w terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

4. Czy wniesienie odwołania coś daje?

Wniesienie odwołanie nie wstrzymuje obowiązku wykonania decyzji. To najważniejsza i najbardziej kontrowersyjna cecha nowych przepisów. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli pracodawca wniesie odwołanie, to osoba objęta decyzją musi być traktowana jak pracownik od dnia jej doręczenia. Może więc dojść do sytuacji, w której pracodawca po wydaniu decyzji będzie opłacał składki na ubezpieczenie społeczne jak od umowy o pracę, a potem decyzja inspektora zostanie uchylona przez sąd jako wadliwa.

Warto jednak zaznaczyć, że decyzja okręgowego inspektora pracy będzie wywoływać skutki jedynie na przyszłość od momentu jej doręczenia. Inspektor nie będzie mógł więc za pomocą decyzji przekształcającej obciążyć pracodawcy obowiązkami w zakresie podatków bądź ubezpieczeń społecznych na okres sprzed jej doręczenia. W tym celu będzie musiał wnieść odpowiednie powództwo do sądu pracy. Taka reguła wynika z treści aktualnych informacji podanych przez rząd.

Co to oznacza w praktyce? Pracodawca nie musi korygować dokumentów zgłaszających do ubezpieczeń społecznych oraz nie musi dopłacać zaległych składek za okres sprzed doręczenia decyzji. Analogicznie, obowiązki podatkowe są również wstrzymane do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia sporu. Obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi i podatkami sprzed doręczenia decyzji będą musiały być wykonane, dopiero gdy sąd prawomocnym wyrokiem nałoży na niego taki obowiązek (o ile inspektor pracy zdecyduje się na wniesienie takiego powództwa).

Potrzebujesz wsparcia w sprawach związanych z Prawem pracy lub procedurami HR? Skontaktuj się z nami: +48 58-351-48-44 lub biuro@gklaw.pl

5. Jak pracodawcy mogą przygotować się do nowych przepisów?

Przede wszystkim pracodawcy powinni zbadać, czy w dotychczasowo zawieranych umowach cywilnoprawnych nie występują cechy charakterystyczne dla stosunku pracy. Po zidentyfikowaniu takich zapisów należy je zaktualizować. Przedsiębiorcy powinni również rozważyć wprowadzenie standardów postępowania na wypadek kontroli oraz wyznaczyć osobę odpowiedzialną za komunikację z kontrolerem. Ustandaryzowane zasady postępowania oraz odpowiedzi wprowadzą spójną komunikację i mogą zmniejszyć ryzyko wydania decyzji przekształcającej umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. 

Przede wszystkim ze względu na natychmiastowy charakter decyzji przedsiębiorca nie ma czasu na szukanie rozwiązań po fakcie. Pracodawca musi być przygotowany na kontrolę z wyprzedzeniem, a nie dopiero po wydaniu decyzji. Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma jest gotowa na zmiany w Prawie pracy albo masz już informację o kontroli zaplanowanej w twojej firmie, skontaktuj się z nami. Zajmujemy się doradztwem w obszarze prawa pracy dla pracodawców. W szczególności prowadzimy audyty, wdrażamy procedury HR i reprezentujemy pracodawców podczas kontroli. Zadzwoń: +48 58 351 48 44 lub napisz: biuro@gklaw.pl.

*****

Radcy prawni oraz doradcy podatkowi pracujący w ramach GALIŃSKI & KLEINA Kancelarii Radców Prawnych Sp. p. w Gdańsku posiadają ponad 15-letnie doświadczenie zdobyte w ramach doradztwa świadczonego na rzecz przedsiębiorców (MSP) oraz klientów indywidualnych z sektora HNWI (High-Net-Worth Individual). Zespół Kancelarii Galiński & Kleina posiada wiedzę oraz kompetencje, aby pomóc Państwu w każdej skomplikowanej sprawie cywilnej, gospodarczej, podatkowej lub z obszaru prawa pracy (HR).

Jeżeli zainteresował Państwa ten temat i chcieliby Państwo skorzystać z usług doradztwa prawnego lub podatkowego oferowanych przez naszą Kancelarię, zapraszam do bezpośredniego kontaktu. Udzielamy porad podczas spotkań w Kancelarii, jak również drogą mailową lub telefonicznie/zdalnie.

 

Paweł Galiński 

radca prawny, partner

 

Marcin Rodziewicz

radca prawny

 

GALIŃSKI & KLEINA Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.

Ks. Jerzego Popiełuszki 24a/4, 80-864 Gdańsk

email: biuro@gklaw.pl

tel.: +48 58-351-48-44

tel.: +48 608-311-704

 

Tagi Kontrola PIP Nowe uprawnienia PIP PIP Umowa o pracę Ustawa o PIP - nowelizacja 2026 Zamiana Umowy zlecenia na Umowę o pracę