Decyzja przekształcająca krok po kroku – co musi wiedzieć pracodawca?

Przez lata współpraca w modelu B2B była dla wielu przedsiębiorców synonimem elastyczności, optymalizacji kosztów i względnego bezpieczeństwa prawnego. W szczególności w branżach takich jak IT, marketing, consulting czy logistyka, współpraca z jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi na podstawie umów cywilnoprawnych stała się standardem.

Przygotowywana przez rząd nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy może jednak zasadniczo zmienić ten obraz. Nowelizacja przyznaje inspektorom narzędzie w postaci możliwości wydania decyzji administracyjnej, która przekształca umowę cywilnoprawną w umowę o pracę racę bez konieczności wytaczania powództwa do sądu pracy.

Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak ma wyglądać procedura wydania decyzji przekształcającej umowę cywilnoprawną w umowę o pracę oraz jakie skutki wywołuje ona po stronie pracodawcy.

1. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Procedura będzie rozpoczynała się od kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kontrola może być z góry zaplanowana lub doraźna. Kontrola może zostać również zainicjowana poprzez informację od osoby, która świadczy usługi w ramach umowy cywilnoprawnej w warunkach świadczenia pracy.

Na tym etapie inspektor bada faktyczny sposób wykonywania pracy, a nie wyłącznie treść zawartej umowy. Kluczowe znaczenie mają takie elementy jak:

• Podporządkowanie pracownicze;
• Stopień kierownictwa pracodawcy;
• Możliwość samodzielnego kształtowania czasu i miejsca pracy;
• Odpowiedzialności za ryzyko gospodarcze;
• Dostarczanie narzędzi niezbędnych do świadczenia usług przez Pracodawcę;
• Sposób rozliczania tj. rozliczanie za czas pracy czy za jej rezultat.

Istotnym elementem projektowanych przepisów jest to, że wydanie decyzji przekształcającej umowę cywilnoprawną w umowę o pracę ma być poprzedzone poleceniem inspektora pracy, nakazującym dostosowanie warunków współpracy do stanu zgodnego z prawem. Pracodawca i pracownik będą mogli więc zadecydować, czy chcą zawrzeć umowę o pracę czy pozostać przy dotychczasowych warunkach współpracy na umowie cywilnoprawnej. Jeżeli inspektor nie zgodzi się z ustaleniami stron, będzie mógł wydać decyzję przekształcającą umowę cywilnoprawną w umowę o pracę.

Potrzebujesz wsparcia w sprawach związanych z Prawem pracy lub procedurami HR? Skontaktuj się z nami: +48 58-351-48-44 lub biuro@gklaw.pl

2. Postępowanie administracyjne

Jeżeli w toku kontroli inspektor pracy uzna, że sposób wykonywania współpracy B2B lub innej umowy cywilnoprawnej może spełniać przesłanki stosunku pracy, wszczyna postępowanie administracyjne w sprawie ustalenia istnienia stosunku pracy. Jak już wyżej wspomnieliśmy, na tym etapie inspektor koncentruje się przede wszystkim na faktycznym sposobie wykonywania pracy, a nie wyłącznie na zapisach umownych. Na tym etapie inspektor będzie mógł oprzeć swoją decyzję nie tylko na samej umowie, ale także na:

• Korespondencji mailowej oraz tej na komunikatorach;
• Zeznań osób świadczących usługi podczas kontroli;
• Wyjaśnieniach pracodawcy oraz działu zasobów ludzkich;
• Obserwacji faktycznego funkcjonowania zespołów

Etap wszczęcia i prowadzenia postępowania administracyjnego ma kluczowe znaczenie dla dalszego losu sprawy. To właśnie na tym etapie kształtowany jest materiał dowodowy. Pracodawca na tym etapie ma realną możliwość wykazania, że współpraca nie miała charakteru pracowniczego. Brak aktywności pracodawcy na tym etapie lub chaotyczna i niespójna komunikacja z inspektorem znacząco zwiększają ryzyko wydania decyzji przekształcającej umowę cywilnoprawną w umowę o pracę.

Jeżeli inspektor uzna, że przesłanki stosunku pracy zostały spełnione, wydaje decyzję administracyjną o ustaleniu istnienia stosunku pracy. Decyzję wydaje okręgowy inspektor pracy, a jej treść ma charakter kompleksowy. Decyzja ta odtwarza treść umowy o pracę, która, zdaniem inspektora, powinna zostać zawarta przez strony. Jednym z najistotniejszych elementów nowelizacji jest możliwość nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności. Rygor ten rodzi szereg konsekwencji wobec pracodawcy, wynikających z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatkowych. Oznacza to również, że osoba dotychczas świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej musi być traktowana od momentu doręczenia decyzji jak pracownik.

Szerzej o rygorze natychmiastowej wykonalności pisaliśmy w artykule: „Natychmiastowa wykonalność decyzji PIP o ustaleniu istnienia stosunku pracy – co to oznacza?”

Potrzebujesz wsparcia w sprawach związanych z Prawem pracy? Chcesz przygotować się do kontroli PIP? Skontaktuj się z nami: +48 58-351-48-44 lub biuro@gklaw.pl

3. Postępowanie przed sądem pracy

Od decyzji okręgowego inspektora pracy przysługuje odwołanie do Głównego Inspektora Pracy. Termin na wniesienie odwołania wynosi 7 dni od doręczenia decyzji. Jak można więc zauważyć, jest to dość krótki termin i wymaga natychmiastowej reakcji po stronie pracodawcy. Główny Inspektor Pracy będzie mógł utrzymać decyzję w mocy, uchylić ją w całości lub w części albo przekazać sprawę do ponownego rozpoznania.

Od decyzji Głównego Inspektora Pracy przysługuje odwołanie do sądu pracy. Termin na wniesienie odwołania wynosi miesiąc od doręczenia decyzji Głównego Inspektora Pracy. Po upływie tego terminu odwołanie zostanie odrzucone. Postępowanie przed sądem pracy ma charakter merytoryczny – sąd będzie samodzielnie badał, czy w danym stanie faktycznym istniał stosunek pracy. Sąd będzie mógł również samodzielnie przeprowadzić postępowanie dowodowe.

Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że wniesienie odwołania do sądu pracy nie wstrzymuje obowiązku wykonania decyzji przekształcającej umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Do czasu prawomocnego wyroku pracodawca musi traktować osobę objętą decyzją jak pracownika. Może to prowadzić do sytuacji, w której przez wiele miesięcy, a nawet lat, pracodawca funkcjonuje w stanie prawnej niepewności, realizując obowiązki pracownicze mimo kwestionowania samego istnienia stosunku pracy. Długi czas trwania tego typu postępowań może spowodować również narastanie odsetek z tytułu składek ZUS oraz zaległych podatków.

4. Podsumowanie

Projektowana nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy istotnie zmienia reguły gry dla pracodawców korzystających z modelu współpracy opartym na relacjach B2B. Ryzyko nie ogranicza się już wyłącznie do ewentualnego sporu sądowego – kluczową rolę przejmuje Okręgowy Inspektor Pracy, który w ramach postępowania administracyjnego może samodzielnie „przekształcić” umowę cywilnoprawną w umowę o pracę.

Z perspektywy pracodawcy oznacza to jedno: najbezpieczniejszą strategią jest unikanie sporu, zanim w ogóle do niego dojdzie. Po wydaniu decyzji przekształcającej umowę cywilnoprawną w umowę o pracę pole manewru znacząco się zawęża, a nawet wniesienie odwołania nie zwalnia z obowiązku traktowania współpracownika jak pracownika.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma jest gotowa na zmiany w Prawie pracy albo masz już informację o kontroli zaplanowanej w Twojej firmie, skontaktuj się z nami. Zajmujemy się doradztwem w obszarze prawa pracy dla pracodawców. W szczególności prowadzimy audyty, wdrażamy procedury HR i reprezentujemy pracodawców podczas kontroli. Zadzwoń: +48 58 351 48 44 lub napisz: biuro@gklaw.pl.

*****

Radcy prawni oraz doradcy podatkowi pracujący w ramach GALIŃSKI & KLEINA Kancelarii Radców Prawnych Sp. p. w Gdańsku posiadają ponad 15-letnie doświadczenie zdobyte w ramach doradztwa świadczonego na rzecz przedsiębiorców (MSP) oraz klientów indywidualnych z sektora HNWI (High-Net-Worth Individual). Zespół Kancelarii Galiński & Kleina posiada wiedzę oraz kompetencje, aby pomóc Państwu w każdej skomplikowanej sprawie cywilnej, gospodarczej, podatkowej lub z obszaru prawa pracy (HR).

Jeżeli zainteresował Państwa ten temat i chcieliby Państwo skorzystać z usług doradztwa prawnego lub podatkowego oferowanych przez naszą Kancelarię, zapraszam do bezpośredniego kontaktu. Udzielamy porad podczas spotkań w Kancelarii, jak również drogą mailową lub telefonicznie/zdalnie.

Paweł Galiński 

radca prawny, partner

 

Marcin Rodziewicz

radca prawny

 

GALIŃSKI & KLEINA Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.

Ks. Jerzego Popiełuszki 24a/4, 80-864 Gdańsk

email: biuro@gklaw.pl

tel.: +48 58-351-48-44

tel.: +48 608-311-704

 

 

 

Tagi Decyzja przekształceniowa PIP Kontrola PIP Nowe uprawnienia PIP PIP Ustawa o PIP - nowelizacja 2026