Śnieżyca, oblodzenie oraz -15 C: jakie to może mieć skutki dla pracodawcy?

Nagłe zmiany warunków atmosferycznych a prawo pracy – dopuszczalne działania pracodawcy i związane z nimi ryzyka

Ekstremalne warunki atmosferyczne, w szczególności intensywne opady śniegu, oblodzenie infrastruktury, paraliż komunikacyjny czy zagrożenia bezpieczeństwa obiektów (np. ryzyko przeciążenia dachu hali z powodu zalegającego śniegu), mogą prowadzić do czasowego wstrzymania funkcjonowania zakładu pracy.

Z perspektywy pracodawcy są to sytuacje wymagające niezwłocznych decyzji organizacyjnych, podejmowanych przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami prawa pracy.

W praktyce kluczowe znaczenie ma prawidłowa kwalifikacja prawna zdarzenia oraz wybór rozwiązania, które nie narusza uprawnień pracowniczych i nie generuje ryzyka zakwestionowania przez Państwową Inspekcję Pracy lub sąd.

 

Udzielenie urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z Kodeksem pracy urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika. Jedynym wyjątkiem jest możliwość jednostronnego udzielenia urlopu przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia. W pozostałych przypadkach konieczne jest uzyskanie zgody pracownika na skorzystanie z urlopu, co najmniej w formie jednoznacznej akceptacji.

Pracodawca może podejmować działania zachęcające do wykorzystania urlopów wypoczynkowych, w szczególności urlopów zaległych. Działania te mogą mieć charakter doraźny i polegać na bezpośrednim kontakcie ze strony przełożonych, połączonym z poinformowaniem o przeszkodach w funkcjonowaniu zakładu pracy oraz rekomendacją wykorzystania urlopu bieżącego lub zaległego – nie mogą one jednak przybrać postaci polecenia.

Z perspektywy bezpieczeństwa prawnego istotne jest uzyskanie potwierdzenia woli pracownika, nawet w uproszczonej formie, np. poprzez wiadomość SMS lub e-mail. Taka forma potwierdzenia jest wystarczająca, o ile jednoznacznie wskazuje na zgodę pracownika na skorzystanie z urlopu w danym dniu.

Pracodawca nie ma możliwości jednostronnego udzielenia urlopu w opisanej sytuacji. Dotyczy to również urlopów zaległych – nawet jeżeli pracodawca wyznaczy termin ich wykorzystania, brak skorzystania z urlopu przez pracownika nie uprawnia pracodawcy do narzucenia urlopu w konkretnym dniu.

W przypadku uzyskania zgody pracownika rozwiązanie to należy uznać za, co do zasady, pozbawione ryzyka prawnego. Samo zaproponowanie wykorzystania urlopu nie stanowi naruszenia prawa pracy. Główne ryzyko dotyczy wyłącznie formy komunikacji – propozycja nie może przybrać charakteru polecenia służbowego.

 

Potrzebujesz wsparcia w sprawach związanych z Prawem pracy lub procedurami HR? Skontaktuj się z nami: +48 58-351-48-44 lub biuro@gklaw.pl

 

Zmiana harmonogramu czasu pracy

Regulaminy pracy często przewidują możliwość zmiany harmonogramu czasu pracy w przypadku okresowej zmiany zapotrzebowania na pracę, niemożliwej do przewidzenia na etapie jego tworzenia. Postanowienia tego rodzaju pozwalają na dokonanie zmiany grafiku w taki sposób, aby dany dzień stał się dniem wolnym od pracy, przy jednoczesnym wyznaczeniu dnia pracującego w innym terminie.

W sytuacjach nagłych, takich jak powstanie nieprzewidzianego zagrożenia bezpieczeństwa obiektu spowodowanego opadami śniegu, można argumentować, że dochodzi do obiektywnej i niemożliwej do przewidzenia sytuacji polegającej na tym, że pracodawca nie jest w stanie zagwarantować pracownikom możliwość wykonywania pracy w bezpiecznych warunkach.

W szczególności zmiana harmonogramu wymaga:

• zachowania obowiązujących norm czasu pracy, w tym nominalnego wymiaru czasu pracy,
• zapewnienia odpoczynków dobowych i tygodniowych,
• odpowiedniej reorganizacji pracy po stronie działów personalnych i koordynatorów.

W praktyce rozwiązanie to bywa rozważane jako alternatywa wobec urlopu, jednak przedstawianie tych opcji jako równorzędnych należy ocenić jako dyskusyjne. Niewątpliwie przydatne jest zatem śledzenie z wyprzedzeniem ogłoszeń meteorologicznych w zakresie ryzyka wystąpienia niebezpiecznych zjawisk pogodowych.

Co istotne, masowa zmiana harmonogramów w skali całego zakładu lub jego istotnej części wiąże się z realnym ryzykiem uznania takiego działania za obejście przepisów o przestoju. Choć Kodeks pracy nie reguluje wprost trybu zmiany grafików w sytuacjach nagłych, a regulaminy pracy mogą przewidywać możliwość zmian „z dnia na dzień”, rozwiązanie to w orzecznictwie i praktyce PIP bywa akceptowane raczej w odniesieniu do zdarzeń jednostkowych niż generalnego wstrzymania pracy zakładu.

 

Potrzebujesz wsparcia w sprawach związanych z Prawem pracy? Chcesz przygotować się do kontroli PIP? Skontaktuj się z nami: +48 58-351-48-44 lub biuro@gklaw.pl

 

Przestój i wynagrodzenie przestojowe

W przypadku braku podjęcia działań organizacyjnych zdarzenia związane z nagłymi zmianami warunków atmosferycznych powinny zostać zakwalifikowane jako przestój w rozumieniu art. 81 Kodeksu pracy.

W takiej sytuacji pracownikom przysługuje wynagrodzenie za czas przestoju. Jego wysokość odpowiada wynagrodzeniu wynikającemu z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony – wynosi 60% wynagrodzenia. Wynagrodzenie przestojowe nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

W okresie przestoju pracodawca może powierzyć pracownikowi wykonywanie innej pracy. Może to dotyczyć chociażby powierzenia prac związanych z usuwaniem skutków trudnych warunków atmosferycznych, takich jak odśnieżanie terenu zakładu lub czynności wspierające te działania.

Powierzona praca powinna odpowiadać kwalifikacjom pracownika, co oznacza konieczność uwzględnienia charakteru zajmowanego stanowiska. Pracodawca zobowiązany jest również do zapewnienia odpowiednich środków ochrony indywidualnej oraz bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania pracy.

 

Nieobecności spowodowane warunkami atmosferycznymi

W przypadku rażącej zmiany warunków pogodowych, w szczególności paraliżu komunikacyjnego, nieobecność pracownika, który nie dotarł do pracy z przyczyn od niego niezależnych, powinna zostać zakwalifikowana jako nieobecność usprawiedliwiona.

Pracodawca ma prawo do weryfikacji okoliczności wskazywanych przez pracownika, np. poprzez analizę danych meteorologicznych lub informacje od innych pracowników poruszających się tą samą trasą.

Jeżeli brak możliwości dotarcia do pracy miał charakter obiektywny, pracodawca nie powinien wyciągać wobec pracownika negatywnych konsekwencji.

 

Podsumowanie

Nagłe zmiany warunków atmosferycznych wymagają od pracodawcy szybkiego reagowania, jednak działania te powinny być poprzedzone prawidłową oceną prawną. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje uzyskanie zgody pracownika na wykorzystanie przez niego urlopu wypoczynkowego. Zmiana harmonogramów czasu pracy oraz unikanie kwalifikacji przestoju wiążą się natomiast z istotnym ryzykiem prawnym i powinny być stosowane wyłącznie po analizie konkretnego stanu faktycznego.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma jest gotowa na ryzyka związane z trudnymi do przewidzenia, nagłymi zmianami warunków atmosferycznych, skontaktuj się z nami. Zajmujemy się doradztwem w obszarze prawa pracy dla pracodawców. W szczególności prowadzimy audyty, wdrażamy procedury HR i reprezentujemy pracodawców podczas kontroli. Zadzwoń: +48 58 351 48 44 lub napisz: biuro@gklaw.pl.

*****

Radcy prawni oraz doradcy podatkowi pracujący w ramach GALIŃSKI & KLEINA Kancelarii Radców Prawnych Sp. p. w Gdańsku posiadają ponad 15-letnie doświadczenie zdobyte w ramach doradztwa świadczonego na rzecz przedsiębiorców (MSP) oraz klientów indywidualnych z sektora HNWI (High-Net-Worth Individual). Zespół Kancelarii Galiński & Kleina posiada wiedzę oraz kompetencje, aby pomóc Państwu w każdej skomplikowanej sprawie cywilnej, gospodarczej, podatkowej lub z obszaru prawa pracy (HR).

Jeżeli zainteresował Państwa ten temat i chcieliby Państwo skorzystać z usług doradztwa prawnego lub podatkowego oferowanych przez naszą Kancelarię, zapraszam do bezpośredniego kontaktu. Udzielamy porad podczas spotkań w Kancelarii, jak również drogą mailową lub telefonicznie/zdalnie.

 

Paweł Galiński  

radca prawny, partner

 

Marcin Rodziewicz 

radca prawny

 

GALIŃSKI & KLEINA Kancelaria Radców Prawnych Sp. p. 

Ks. Jerzego Popiełuszki 24a/4, 80-864 Gdańsk

email: biuro@gklaw.pl

tel.: +48 58-351-48-44

tel.: +48 608-311-704

 

 

Tagi Kodeks pracy Państwowa Inspekcja Pracy Prawo dla Biznesu Prawo dla CUW oraz BPO Prawo pracy PrawoHR